Sesja biznesowa w biurze – jak zorganizować sesję w firmie?

Nie wiesz, jak zorganizować sesję biznesową w firmie, by nie powodowała chaosu, problemów i straty czasu pracowników? Zacznij od określenia tego, jakie są Twoje oczekiwania co do zdjęć firmowych: ich cel (np. komunikacja marketingowa, działania employer brandingowe itd.), miejsce wykorzystania i liczba ujęć niezbędna w przypadku każdego pracownika. Następnie poszukaj fotografa o udokumentowanym doświadczeniu w fotografii korporacyjnej i wspólnie z nim znajdź odpowiednie miejsce w biurze do realizacji sesji (np. w trakcie wizji lokalnej).

W kolejnym kroku zrób shotlistę (listę ujęć, których potrzebujesz, np. portrety indywidualne, fotografia grupowa, działowa itd.). Pamiętaj również o tym, by opracować harmonogram sesji (ok. 10-15 minut na każdą osobę) i ustalić, jak pracownicy mają się ubrać na zdjęcia. Ważne jest również zapewnienie pracownikom kameralnych warunków do przygotowania do sesji (makijaż) i realizacji zdjęć.

Sesja wizerunkowa w firmie – jak zaplanować krok po kroku?

Profesjonalne zdjęcia firmowe stanowią obecnie jedno z podstawowych narzędzi wykorzystywanych w komunikacji marki. Poniżej podpowiadam, jak krok po kroku zorganizować ich wykonanie w Twojej firmie.

1. Ustal cel i klimat firmowej sesji wizerunkowej

Przed przystąpieniem do realizacji sesji zastanów się, jak planujesz wykorzystać wykonane portrety. Czy posłużą Ci do komunikacji marketingowej, trafią na stronę internetową, do prezentacji dla klientów i mediów społecznościowych? Będziesz je stosować w działaniach employer brandingowych (co oznacza, że mają przyciągać kandydatów i pokazać kulturę organizacyjną firmy)? A może niezbędne są tylko do identyfikacji (np. w stopce firmowej, intranecie)?

Cel i miejsce wykorzystania zdjęć korporacyjnych wpływają na kolejny ważny element – klimat sesji. Czy ujęcia mają być świeże i dynamiczne czy spokojne, dostojne? Czy potrzebujesz portretów korporacyjnych na jednolitym tle, czy wolimy portrety wizerunkowe na tle biura? A może stawiasz na mieszankę obu stylów? I wreszcie – jakie kadry preferujesz: wertykalne czy raczej poziome? To kolejne pytania, na które trzeba sobie odpowiedzieć przed tym, jak zacznie się organizować sesję biznesową w firmie.

2. Ustal liczbę fotografowanych osób i ich potrzeby

W ramach kolejnego kroku ustal, ile osób będzie miało wykonywane zdjęcie i jaka będzie ich liczba w przypadku każdej osoby. Pamiętaj, że ekspert wypowiadający się często w prasie potrzebuje więcej różnorodnych ujęć niż osoba, której portret pojawi się jedynie na stronie internetowej w zakładce „Zespół”.

3. Znajdź odpowiedniego fotografa

Gdy już dokładnie wiesz, jakie są Twoje oczekiwania co do sesji wizerunkowej, możesz zacząć szukać fotografa, który specjalizuje się w realizacjach zdjęć korporacyjnych. Doświadczenie i potwierdzające je portfolio jest w tym przypadku bardzo istotne – nie każdy fotograf (np. rodzinny czy ślubny) odnajdzie się w pracy z grupą pracowników i według ściśle opracowanego harmonogramu.

Warto przygotować przykładowe zdjęcia firmowe, aby przedstawić swój zamysł i oczekiwania fotografowi. Ułatwi to komunikację i sprawi, że cały zespół produkcyjny będzie miał spójną wizję co do wizualnego efektu, jaki chcesz osiągnąć.

4. Wybierz miejsce na sesję

Najlepszy wybór? Sesja w biurze firmy – w taki sposób eliminujemy czas potrzebny portretowanym pracownikom na dotarcie do studia. Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest poczucie bezpieczeństwa portretowanych i możliwość zaplanowania zdjęć w godzinach pracy.

Które miejsce się sprawdzi? Po zrealizowaniu kilkudziesięciu zdjęć firmowych w biurze mogę stwierdzić, że doskonałym wyborem będzie salka konferencyjna, gabinet lub firmowy hall. Pamiętaj, by krytycznym okiem przyjrzeć się elementom wystroju wybranego wnętrza i usunąć z tła niepotrzebne rzeczy (np. wyczyścić biurko).

Nie musisz decydować o miejscu sam – zachęcam do tego, by umożliwić fotografowi wizję lokalną biura i wspólnie wybrać optymalną przestrzeń do zrobienia zdjęć. Ja zawsze do tego dążę, ponieważ wizja lokalna pomaga mi sprawdzić oświetlenie i ustalić wymagania co do sprzętu, który zabieram ze sobą na sesję.

5. Przygotuj plan ujęć (shotlistę)

Shotlista to lista konkretnych kadrów, które fotograf ma zrealizować, np. portrety indywidualne, zdjęcie całego zespołu, poszczególnych działów czy kadry zarządzającej. Zrobienie takiej listy pozwala uniknąć sytuacji, gdy po sesji okazuje się, że brakuje kluczowego kadru.

Z mojego 30-letniego doświadczenia wynika, że zawsze warto wykonać więcej ujęć niż w rzeczywistości potrzebujemy. W takim przypadku, gdy pojawią się dodatkowe potrzeby, będzie można sięgnąć po zdjęcia korporacyjne wcześniej niewybrane, unikając wysiłku organizowania nowej sesji.

6. Opracuj harmonogram sesji (we współpracy z fotografem)

Co decyduje o tym, że sesja wizerunkowa przebiegnie bez kolejek i przestojów w pracy biura? Oczywiście odpowiedni harmonogram – dlatego przed sesją warto ustalić:

• konkretne sloty czasowe dla każdej osoby (ok. 10–15 minut wystarczy na portret indywidualny),
• kolejność fotografowania (np. stanowiskami lub wg dostępności),
• bufor czasowy między osobami – w praktyce zawsze się może zdarzyć, że ktoś się spóźni albo ujęcie będzie wymagać powtórki,
• moment na grupowe lub zespołowe zdjęcia firmowe (jeśli sesja je obejmuje).

Harmonogram powinien uwzględniać również czas na wykonanie makijażu, który zapewni, że fotografowana osoba nie świeci się na zdjęciach. Do skorzystania z usług profesjonalnej makijażystki zachęcam w trakcie każdej sesji biznesowej (męskiej i kobiecej).

7. Ustal, jak pracownicy mają się ubrać

Wasza firma ma ustalony dress-code? Świetnie – stosujemy się do tych wytycznych i każda osoba wie, jak ubrać się na sesję wizerunkową.

Nie macie dress-codu? W takiej sytuacji warto podpowiedzieć pracownikom, jakie stylizacje będą odpowiednie. Zawsze doskonale sprawdzają się gładkie, jednolite materiały i stonowane kolory (np. granat, szary). Ubrania powinny być również dobrze dopasowane i wyprasowane. Zdecydowanie unikamy różnego rodzaju wzorów i krzykliwych kolorów – ta zasada obowiązuje zarówno podczas sesji biznesowej męskiej, jak i sesji biznesowej kobiecej.

Sprawdź, jak odpowiednio przygotować się do sesji biznesowej

8. Zapewnij prywatność fotografowanych osób

Zdjęcia wizerunkowe nie powinny odbywać się na oczach postronnych osób – widownia sprawia, że pracownik może się bardziej stresować. Zadbanie o kameralne warunki pozowania pozwala szybciej uzyskać satysfakcjonujące efekty. Z tego powodu warto zapewnić osobną przestrzeń do zdjęć i przygotowań (wykonania makijażu przed sesją).

9. Wybierz najlepsze ujęcia

Wybór ujęć powinien odbywać się z osobami portretowanymi – w taki sposób minimalizujemy ryzyko, że wybrane zdjęcia firmowe nie będą im się podobać. Po wstępnej selekcji z wybranej puli zaakceptowanych ujęć dokonujemy ostatecznego wyboru z osobą odpowiedzialną za komunikację/marketing.

Ubezpieczenie sesji firmowej – na czym polega i dlaczego warto?

Ubezpieczenie sesji firmowej to oferowana przeze mnie usługa, która zapewnia, że zdjęcia firmowe są zawsze aktualne nawet jeśli zmienia się kadra – i to bez konieczności przechodzenia przez cały proces od nowa. Z firmy odchodzi pracownik? Usuwam go ze zdjęcia grupowego. Przychodzi nowa osoba? Dodaję ją do starej fotografii (często podmieniam z osobą, której już nie ma).

Co więcej, w ramach ubezpieczenia wykonuję portret indywidualny nowego pracownika, zachowując ten sam styl co w trakcie sesji firmowej. U Ciebie w firmie następują zmiany, ale dla odbiorcy mogą być niezauważalne 😉

Dowiedz się więcej na temat tego, na czym polega ubezpieczenie sesji firmowej

Jak zorganizować sesję w firmie? Pamiętaj o tych zagadnieniach:

Organizacja firmowej sesji biznesowej brzmi jak wyzwanie, które może przyprawić o ból głowy – ale nie wtedy, gdy dokładnie wiesz, jak krok po kroku przejść przez ten proces. Najważniejsze informacje, które warto na ten temat zapamiętać, znajdziesz poniżej:

• Przed sesją określ swoje oczekiwania – ustal miejsce i sposób wykorzystania zdjęć wizerunkowych, klimat fotografii oraz styl i liczbę niezbędnych ujęć.
• Wybierając fotografa, zwróć uwagę na jego doświadczenie i portfolio w zakresie zdjęć korporacyjnych.
• Biuro/siedziba to najlepsze miejsce na zdjęcia firmowe – jego wykorzystanie zaoszczędzi czas Twoich pracowników, a jednocześnie da im poczucie bezpieczeństwa.
• Zapewnij fotografowi możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej i opracuj z nim szczegółowy harmonogram – takie podejście pozwoli wykonać sesję biznesową bez dezorganizacji pracy biura.
• Zadbaj o prywatność podczas makijażu i zdjęć, by zminimalizować stres portretowanych osób.
• Wybór finalnych zdjęć przeprowadź wspólnie z portretowanymi pracownikami oraz osobą odpowiedzialną za komunikację.
• Ubezpieczenie sesji firmowej zapewni Ci aktualizację zdjęć wizerunkowych zespołu bez konieczności organizowania nowej sesji od podstaw.

Z przyjemnością dowiem się więcej o Twoich potrzebach i pomogę Ci zaplanować firmową sesję biznesową dopasowaną do potrzeb wizerunkowych Twojej firmy.